Hoe spreken we onze doelgroepen aan? Daarover gaat de toon (ook wel tone of voice genoemd)
- Onze taal is persoonlijk: zodat de lezer zich aangesproken voelt en informatie kan vinden op de termen waarop diegene zoekt.
- We gebruiken zoveel mogelijk ‘je’ en ‘jij’ als aanspreekvorm.
- We communiceren genderneutraal. Zie ook voorbeelden van genderneutrale aanspreekvormen.
- We zetten onszelf niet op het podium, maar stralen in al onze communicatie gelijkwaardigheid uit (we hebben elkaar nodig) en samenwerking.
- Onze taal roept op tot interactie, daar waar het logisch past.
- Waar het kan laten we het motto van het college (Krachtig Zuid-Holland) terugkomen, zonder dat het geforceerd wordt.
Schrijf persoonlijk
Verplaats je in de positie van de lezer. Ga in je tekst niet uit van jezelf of de provincie, maar van de inwoner of ondernemer die de tekst leest. Zo verschuift het zwaartepunt van je tekst en stel je de lezer centraal. Dus:
- Wij sturen je = je krijgt.
- Wij verzoeken je/ik verzoek je = wil je.
- Wij adviseren je/ik adviseer je = je kunt.
- Wij gaan akkoord = je mag.
Gebruik ‘ik’ en ‘wij’
In lopende teksten* gebruik je nooit 'de provincie Zuid-Holland', 'afdeling X', of 'team Z'. Hooguit als we het over de provincie Zuid-Holland als rechtspersoon hebben, bijvoorbeeld bij een rechtszaak. Dit is veel persoonlijker en minder verwarrend voor de lezer. Zie de voorbeelden hieronder:
- Hierin vraag je de provincie om meer informatie = Hierin vraag je ons om meer informatie.
- Wij zullen je hierover in de loop van volgende week bellen = Volgende week woensdag bel ik je hierover.
- Op basis hiervan wordt bepaald of de vergunning verstrekt wordt = Op basis hiervan bepalen we of je de vergunning krijgt.
* NB in koppen van nieuwsberichten is het juist aan te raden 'de provincie Zuid-Holland' te gebruiken, omdat dat bijdraagt aan onze vindbaarheid via zoekmachines
Houd de ondertekening van brieven persoonlijk
Hou ook je correspondentie persoonlijk en onderteken brieven met voor- en achternaam, gevolgd door je functie. Laat voorletters en titels achterwege.
Aanspreekvorm u of jij
In online teksten (website, nieuwsbrieven, intranet en social media) gebruiken we 'je/jij'. U gebruiken we alleen voor:
- officiële stukken / documenten.
- juridische stukken.
- brieven uit naam van GS.
- als de vragensteller zelf kiest voor 'u' als aanspreekvorm.
Genderneutrale aanspreekvorm
Bij het persoonlijk aanspreken van onze doelgroep(en) gebruiken we de aanspreekvorm 'Geachte inwoner van Zuid-Holland' in plaats van 'Geachte heer/mevrouw'.